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Comment choisir une société de domiciliation d’entreprise

Les obligations d’une société de domiciliation

Le domiciliataire, c’est à dire celui qui détient la société de domiciliation a plusieurs obligations légales vis à vis de son domicilié.

La première et le plus importante est que la société de domiciliation doit être titulaire d’un agrément propre à ce type de société qui doit être renouvelé tous les 6 ans. Cet agrément permet de justifier auprès de leurs clients qu’ils peuvent bien fournir des locaux (prouvés avec un acte notarié ou des cadastres par exemple) et qu’ils en disposent juridiquement. Cet agrément doit paraître sur tous les documents contractuels. Avant de signer, le domicilié doit bien vérifier sa présence.
Les sociétés de domiciliation d’entreprise doivent être enregistrée au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés).

Le domiciliataire, qui peut-être une personne physique ou morale doit exercer son activité dans des lieux à usage strictement professionnel.

Le domiciliataire doit être en mesure de fournir à ses domiciliés des locaux propres et dotés de pièces permettant la confidentialité de ses sociétés hôtes et offrant la possibilité de faire des réunions.

En cas de contrôles fiscaux, les entreprises de domiciliation doivent conserver pour chaque domicilié des pièces permettant de retrouver leur domicile et leur numéro de téléphone ainsi que des justificatifs sur les lieux où sont conservés les documents comptables.

En cas de résiliation, d’expiration du contrat de domiciliation ou de non consultation du courrier depuis plus de trois mois de la part du domicilié, le domiciliataire est tenu d’en informer le greffe du tribunal de commerce.

Bien choisir sa société de domiciliation commerciale

domiciliation entreprise notePour bien choisir sa société de domiciliation, il faut donc bien vérifier que celle-ci dispose d’un agrément de la préfecture de police ou du département sur le contrat.

Si l’entreprise remplis bien les conditions légales il faut maintenant creuser un peu. Toutes les sociétés de domiciliation ne proposent ni les même services, ni les même prix, ni la même qualité.

Il faut donc réfléchir en amont sur ses besoins : secrétariat, formalités juridiques, réexpédition du courrier ou peut-être sa digitalisation. Pour faciliter cette étape, Compardom permet de consulter en un coup d’oeil toutes les prestations des entreprises de domiciliation.
Une fois les entreprises offrant les services voulus sélectionnés, il ne faut pas hésiter à consulter les tarifs. En effet, ces derniers peuvent varier du simple au double.
Par ailleurs, il faut penser à visiter plusieurs centres d’affaires afin de vérifier que les locaux correspondent aux espérances du futur domicilié. Il se peut que certains centre ne soit pas conformes aux photos diffuser sur Internet ou que la bureautique ne soit pas présente. Le mieux est toujours d’aller vérifier sur place. Cela permet également de créer un lien avec son futur domiciliataire et de prendre connaissance du quartier (et des transports en commun qui le desservent).

Un dernier conseil bonus : à Paris notamment, chaque quartier possède une image propre. L’est parisien par exemple est considéré comme “bobo” tandis que l’ouest sera plus chic.