Domiciliation d’entreprise : connaître les 6 pièges à éviter !

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Numéro d'Agrément

Description de Domiciliation d’entreprise : connaître les 6 pièges à éviter !

La domiciliation d’entreprise comporte à bien des égards de nombreux avantages pour les entrepreneurs. Adresse de domiciliation stratégique, réexpédition du courrier vers une autre adresse, location de locaux, aide juridique… Aujourd’hui, les services que proposent les sociétés de domiciliation sont tous plus étendus les uns que les autres. Dans les grandes métropoles, on redouble de créativité pour être le plus compétitif. Toutefois, ces offres sont-elles toujours avantageuses pour le client? Comme dans tous les secteurs, il y a du bon et du moins bon. Nous vous aidons dans cet article, à faire le tri pour vous guider vers les services adaptés à vos besoins. À quoi faut-il réellement faire attention dans l’offre d’une société de domiciliation? La réponse dans cet article. 

Homme dans un cube

Sommaire

1- Absence de l’agrément préfectoral

2- Se méfier des frais de dossiers cachés

3- Analyser correctement les frais supplémentaires

4- Lourd dépôt de garantie ou demande de caution 

5- Vérifier la durée de votre engagement

6- S’assurer un service de qualité

1- Évitez les sociétés de domiciliation sans agrément préfectoral !

Qu’est-ce qu’un agrément préfectoral?

Depuis 2009, une société de domiciliation doit obligatoirement faire une demande d’agrément préfectoral pour la domiciliation commerciale d’une entreprise. Cet agrément est nécessaire pour être inscrit au registre du commerce et des sociétés et obtenir une immatriculation. L’agrément préfectoral est une condition sine qua non à la bonne marche d’une société de domiciliation. En effet, cet agrément permet à cette dernière, de proposer des domiciliations commerciales à d’autres entreprises. Notamment si la société de domiciliation dispose de plusieurs locaux. Il lui suffira simplement de déclarer ses locaux comme des établissements complémentaires. 

Facade de la prefecture

Pourquoi l’agrément préfectoral est-il important pour un domicilié?

Le numéro d’agrément préfectoral est essentiel dans le cadre d’un contrat de domiciliation avec une entreprise. En outre, depuis 2012, une société de domiciliation est dans l’obligation de fournir un numéro d’agrément préfectoral afin de permettre la validation de la domiciliation commerciale de ses clients. Seul cet agrément permet de l’obtenir, sans quoi, la demande d’immatriculation du domicilié sera rejetée par le registre du commerce et des sociétés (RCS).

À quoi faut-il faire attention ?

Assurez-vous d’abord que la société de domiciliation que vous avez sélectionné dispose d’un numéro d’agrément préfectoral. Il permet, en outre, d’attester que la société de domiciliation est habilitée à endosser le rôle de domiciliaire. Vérifiez ensuite que l’agrémentation est valide. En effet, l’agrément préfectoral est valable pour une durée de 6 ans, à l’issue de quoi, elle doit être renouvelée. Qu’une société de domiciliation dispose d’un agrément préfectoral ne suffit pas, encore faut-il que celui-ci soit valide. 

Si la société de domiciliation n’est pas en règle, votre adresse de domiciliation est susceptible d’être fermée par la préfecture de police. Cela implique pour le domicilié, un transfert de siège social. Une formalité administrative pénible, chronophage qui pourrait avoir des retombées sur l’activité de l’entrepreneur. Parfois, une petite négligence peut entraîner de gros dégâts, à vous d’être vigilant pour esquiver les déconvenues. 

2- Domiciliation et frais de dossier cachés

La concurrence pousse parfois les sociétés de domiciliation à se montrer les plus attractives concernant leurs offres. Cependant, il arrive parfois que certaines d’entre elles affichent des offres un peu trop alléchantes pour que ça représente une bonne affaire. Ainsi, il vous faudra particulièrement vous montrer vigilant concernant les clauses de votre contrat avec une société de domiciliation. 

En effet, certains frais “cachés” viennent parfois s’immiscer dans votre accord très discrètement. Quelques signes peuvent toutefois vous mettre la puce à l’oreille. En outre, apprenez à vous méfier de la mention “service gratuit”, même si cela paraît attrayant, cela cache souvent des frais ailleurs.

contrat vu a la loupe

Effectivement, méfiez-vous de certaines pratiques qui consistent à ajouter des frais dans les prestations. Vous devez particulièrement faire attention si: 

-Le montant de votre formule est en réduction sur quelques mois. Si vous croyez payer un montant qui vous semble raisonnable pour votre domiciliation, ce ne sera peut-être plus le cas dans 6 mois où vous devrez payer une somme plus élevée. 

-On vous propose une domiciliation simple sans aucun service. Cette pratique vise à vous faire ajouter plusieurs options en plus de tarif basique choisi. 

3- Analyser correctement les frais supplémentaires

Outre les frais de dossier cachés, il existe également des frais supplémentaires à comptabiliser en fonction des options sélectionnées. Pour éviter de vous en tirer avec un bras en moins, il faut avant tout être très attentif aux services qui vous sont proposés. Sachez différencier les services inclus dans votre formule des services optionnels. 

En effet, il est possible que l’on vous propose certains services qui ne sont pas inclus dans la formule que vous avez choisie. Cela engagera donc des frais supplémentaires sur votre note. Par exemple, certaines sociétés pratiquent la réexpédition du courrier officiel vers une autre adresse. Un service moyennant des frais supplémentaires. En effet, les colis vont devoir être affranchis à nouveau puis renvoyés au service postal. 

Cela implique donc des frais qui peuvent monter en flèche selon les prestataires. Des frais qui vous seront facturés en dehors de votre abonnement. Votre priorité est donc de bien vous renseigner sur les frais d’affranchissement et de remise au service postal.

4- Lourd dépôt de garantie ou demande de caution 

Toute l’attractivité d’une société de domiciliation repose sur sa compétitivité par rapport aux frais de location d’un local. L’entrepreneur est donc sensible aux offres des sociétés de domiciliation qui proposent parfois des services plus qu’attirants. Toutefois, “le diable se cache toujours dans les détails”. En effet, certaines clauses peuvent, elles , jouer en votre défaveur. En effet, certains contrats avec les sociétés de domiciliation proposent des tarifs certes très bas. 

Société de domiciliation depot de garantie

Mais une clause, généralement en petits caractères et en bas de page, stipule l’obligation de dépôt de caution ou garantie s’élevant à quelques centaines d’euros. Cette pratique n’est pas commune à toutes les sociétés de domiciliation. Nous vous recommandons de choisir une société entièrement transparente sur ses prestations et présentant ses conditions clairement. 

5- Vérifier la durée de votre engagement

La durée de votre engagement avec une société de domiciliation est un élément important à prendre en compte. En effet, lors de la lecture de votre contrat, n’hésitez pas à vous pencher sur la durée spécifiée. Redoubler de vigilance permet d’éviter de s’engager sur une période exagérément longue. Vérifiez donc que la durée d’engagement vous convient. Évitez de rester bloqué par votre contrat avec une société de domiciliation qui ne vous convient pas. En cas d’engagement de longue durée, le mal se fera sentir davantage. 

Dans le cadre de l’établissement du contrat entre le domiciliaire et le domicilié, les deux parties doivent convenir d’une durée d’engagement de 3 mois, renouvelable de manière tacite en l’absence de demande de résiliation. N’oubliez pas de poser toutes les questions auxquelles vous pensez lors de la réception du contrat. N’hésitez pas non plus, à prendre du temps pour la lecture de votre contrat, voire même à le faire examiner par des tiers pour vérifier tous ses tenants et aboutissants.

6- S’assurer une prestation de qualité

Si tout à l’air en ordre sur le papier lors d’un engagement avec une société de domiciliation, un dernier paramètre doit entrer en compte: la qualité de la prestation. En effet, privilégiez les visites et rencontres sur place pour vous faire une idée des standards de travail de votre société de domiciliation. 

standards de travail de votre société de domiciliation

Se déplacer 

Dans le cas où vous prévoyez d’utiliser les locaux de la société pour des rendez-vous professionnels, déplacez-vous pour visiter les bureaux. Vérifiez la bonne qualité du matériel et le bon état des locaux. Effectivement, recevoir des partenaires commerciaux dans des locaux mal entretenus pourrait nuire à l’image de votre entreprise, n’hésitez donc aucunement à être pointilleux. 

Consulter les avis

Visiter la société de domiciliation de votre choix, peut parfois s’avérer insuffisant pour déceler les éventuelles mauvaises surprises qui pourraient survenir. Il existe parfois des problèmes dans la qualité du service ou étant liés à la disponibilité de la société. Ces lacunes ne peuvent être constatées qu’une fois le contrat signé. Cependant, les entrepreneurs laissent leurs avis sur leur société de domiciliation. Faites-vous une idée plus précise de votre futur domiciliaire grâce aux avis consommateurs apparaissant sur Google. Ne manquez pas de consulter le site web “Trustpilot”. Il s’agit d’un site web recevant énormément d’avis, il sera pour vous un outil d’une grande utilité.

Afin de mieux vous orienter en fonction de vos critères de recherche, ne vous privez pas l’usage des comparateurs de sociétés de domiciliation. Il s’agit d’un outil qui recense des centaines d’offres de sociétés de domiciliation et affine automatiquement sa sélection en fonction de vos besoins. 

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