Comment réaliser un transfert de siège social pour une entreprise?

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Recherche de locaux plus vastes, délocalisation à l’étranger, trop grande proximité entre l’adresse du siège d’une entreprise et de son représentant légal, etc… Il existe une multitude de raisons qui poussent une entreprise à réaliser un transfert de siège social. Comme pour toutes les procédures, le transfert se réalise en plusieurs étapes. Il convient de suivre convenablement les démarches qu’implique ce processus pour obtenir un transfert de siège en bonne et due forme. Voici comment bien réaliser un transfert de siège et à quoi s’attendre. 

poignee de mains avec remise de cles

Quelle est la fonction du siège social pour une entreprise?

Le siège social est une adresse fixant le domicile juridique d’une société. Elle apparaît dans les statuts d’une société au moment de sa création. Cette adresse peut être modifiée par la suite. Le siège social est le centre névralgique où est défini le fonctionnement des organes de la société. Toutefois, sans que cela veuille dire pour autant que les activités d’une société se concentrent au siège social. 

Ce dernier sert à établir la nationalité d’une entreprise et les lois applicables à sa conjecture. En effet, si le siège social d’une entreprise se trouve en France, la société devra respecter les lois françaises en vigueur. En outre, le siège social fait office d’entité légale permettant d’identifier le tribunal compétent. De plus, ce tribunal sera chargé de s’occuper de toutes les formalités relatives à l’entreprise durant toute sa vie (changement des statuts, ouverture d’une procédure collective etc…)

Qui décide du changement du siège social? 

Les décisionnaires du changement de siège social changent en fonction de la structure juridique de l’entreprise. De plus, le transfert entraîne obligatoirement la modification des statuts. Ainsi, cela suppose la mise à jour de l’adresse de domiciliation qui y figure. 

femme en reunion d'entreprise

Pour une SARL par exemple, seul le gérant peut décider d’un transfert de siège social. Cependant, il devra le notifier par la suite et faire ratifier sa décision par ses associés. 

Autre exemple, dans une SA, c’est le conseil d’administration ou le conseil de surveillance qui peut décider du transfert. En revanche, cette décision devra obtenir l’aval de l’assemblée générale ordinaire. 

Enfin, une SAS ne requierra aucune décision collective. En effet, le changement de siège doit avant tout obtenir la majorité des votes de l’assemblée générale extraordinaire des associés dans le cadre d’une société civile. 

Voici un petit récapitulatif « en bref« , de qui peut décider d’un transfert de siège par la forme juridique d’une entreprise: 

  • SARL: le changement de siège peut se faire par l’assemblée des associés. Toutefois le gérant peut également prendre cette responsabilité à condition de faire ratifier cette décision par l’assemblée des associés.
  • SAS: il est stipulé dans les statuts quels sont les organes compétents pour décider du changement. Il peut s’agir de l’assemblée des associés ou du président de l’entreprise. 
  • SASU: Idem qu’en SAS. Cela peut être une tâche attribuée au président ou à l’associé unique. 
  • EURL: l’associé unique peut décider du changement du siège social de l’entreprise. Cependant, le gérant peut toutefois prendre cette décision à condition de la faire ratifier par la suite par l’associé unique. 
  • Société civile: le transfert de siège peut être décidé par l’assemblée générale extraordinaire composée des associés. 

Pourquoi changer de siège social pour une entreprise? 

Il existe une pléthore de raisons qui nécessitent le changement du siège social d’une entreprise. La recherche de locaux plus spacieux, une délocalisation à l’étranger, un siège social à proximité du domicile du représentant légal de la société etc… 

D’ailleurs, d’un point de vue géographique, le changement est du ressort du greffe du tribunal de commerce ou d’un autre greffe voire même dans un pays étranger. Enfin, pour initier ce changement, il convient de respecter une processus prédéfini qui s’organise en plusieurs étapes. 

Comment changer la domiciliation d’une entreprise? 

Étape 1: publier la modification

Après avoir décidé du transfert de siège, l’avis modificatif doit être publié au journal d’annonces légales (JAL). La société en question dispose ensuite d’un mois à partir de la publication de l’avis modificatif pour faire publier le transfert de siège. 

L’annonce devra obligatoirement comporter l’adresse de l’ancien et du nouveau siège. Dans le cas où l’entreprise doit être transférée dans un autre département, l’annonce doit ensuite apparaître dans le JAL des deux départements.  

Le coût du transfert de siège social peut varier de 184,91€ pour le même greffe du tribunal à 251,05€ s’il s’agit d’un autre tribunal. Dans les frais sont compris, les rémunérations du greffe,  la TVA, l’insertion au Bodacc et les frais INPI. 

planche de cent euros avec un marteau du greffier

Étape 2: déclarer le changement de siège social

La déclaration de changement du siège social doit se faire auprès du greffe du tribunal du assigné à l’entreprise ou au centre de formalités des entreprises (CFE). Par ailleurs, il est possible de déposer cette déclaration directement dans le bureau de ces administrations ou de procéder à un envoi électronique. Pour effectuer cette étape, il faut se rendre sur le site Infogreffe, peu importe la forme juridique de l’entreprise. 

Quels sont les documents à transmettre pour changer de siège social? 

Faire valider la déclaration du changement de siège social implique l’envoi de certains justificatifs. Ce sera effectivement le cas auprès du CFE par exemple. 

Voici les justificatifs à prévoir:

  • Un exemplaire de l’acte décidant la modification. Le représentant légal doit certifier ce document conforme.
  • Un exemplaire des statuts parfaitement à jour. Il incombe au représentant légal de l’entreprise de le dater et de le certifier conforme.
  • Une personne morale devra fournir le formulaire M2 ou déclaration de modification personne morale. En revanche, pour une personne physique, un formulaire P2 suffira;
  • Un justificatif de “jouissance des nouveaux locaux”. Le représentant doit fournir tout type de pièce capable de prouver la jouissance d’un nouveau local. Un contrat de bail, des factures d’électricité ou d’internet, un titre de propriété s’il s’agit d’une acquisition, fera l’affaire. 
  • Une copie de la publication étant parue dans le Journal d’annonces légales (JAL) ou de l’attestation de parution.

Une société de domiciliation peut-elle prendre en charge un transfert de siège social?

Certaines sociétés de domiciliation proposent dans leurs offres, la prise en charge du transfert de siège social. Ainsi, ce transfert “sur mesure” correspond à un conseiller gérant de A à Z le dossier de transfert. Ce conseiller constituera avec le domicilié, tous les documents nécessaires aux démarches de transfert de siège. Ceci comprend par exemple, l’actualisation des statuts, la publication de l’annonce légale, la vérification puis la validation du dossier. La société de domiciliation prend elle-même en charge les formalités auprès du tribunal de commerce ainsi que la réception et l’envoi du Kbis actualisé.  

prise en charge du transfert de siège social

Ce service permet notamment d’éviter aux entrepreneurs des démarches parfois pénibles et chronophages. Ces derniers peuvent parfaitement les déléguer à la société de domiciliation qui est chargée de s’assurer de la validation du dossier. Pour finir, la prise en charge du transfert de siège par une société de domiciliation permet souvent aux jeunes entrepreneurs de réaliser leurs démarches sans accrocs. 

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